Организация деятельности и управления любого предприятия осуществляется при помощи большого объема документации. Уходят прочь времена, когда в организации хранились многотонные бумажные архивы, оформление документов требовало длительного времени, каждый приказ приходилось несколько раз перепечатывать при внесении даже незначительных изменений, а отследить движение нужных бумаг было очень сложно. С введением всеобщей компьютеризации процесс обработки документов на конкретном участке или рабочем месте значительно упростился. Но для того, чтобы деятельность предприятия была успешной, а управление эффективным, необходима оперативная связь между подразделениями с возможностью мгновенного обмена информацией, нужна прозрачная схема отслеживания изменений в документах предприятия. Эти задачи решаются при помощи автоматизации документооборота.
Создание программного обеспечения и инфраструктуры для автоматизации процесса изменения и движения документов – одно из главных направлений развития информационных технологий в настоящее время. Каждое предприятие по-своему решает задачи автоматизации документооборота. Как правило, устанавливается программное приложение, позволяющее автоматизировать одно из направлений деятельности: делопроизводство, бухгалтерский учет, ведение склада, торговли и т.д. Процесс автоматизации чаще всего выглядит подобным образом: приобретается приложение, с помощью которого можно переводить документы в электронную форму и создавать электронный архив. Затем покупается программный продукт, позволяющий автоматизировать бухгалтерский учет; далее устанавливается приложение, которое обеспечивает связь между подразделениями внутри предприятия; потом встает вопрос об ограничении доступа к тем или иным документам и т.д. Подобных конкретных задач документооборота может быть несколько десятков, и столько же приложений необходимо установить для их решения. Схема может быть индивидуальной на каждом отдельно взятом предприятии, главное в этой схеме – последовательное приобретение и установка программных продуктов по мере возникновения необходимости автоматизировать тот или иной участок документооборота. Неудобство такой схемы в том, что трудно добиться интеграции установленных последовательно приложений, которые к тому же требуют достаточно сложного и дорогого сопровождения. Чтобы обеспечить слаженную работу, работникам разных участков приходится изучать интерфейсы приложений, не нужных им по основной деятельности.
Добиться эффективности управления предприятием при такой схеме автоматизации очень трудно. Существует другой путь – комплексная автоматизация документооборота, которая достигается путем внедрения специальной платформы и дальнейшей реализации на ее базе необходимых приложений. Комплексная автоматизация позволяет эффективно решать следующие задачи:
• Возможность в едином информационном поле отслеживать информацию, находящуюся в разных приложениях, контролировать исполнение бизнес-процессов.
• Обеспечение удобного для пользователей унифицированного интерфейса.
• Возможность внедрения в единую систему любых нужных приложений со значительным удешевлением их разработки, внедрения, эксплуатации и сопровождения.
При принятии решения, каким именно образом автоматизировать документооборот на предприятии, надо определиться с конечной целью. Если предприятию достаточно автоматизации одного-двух участков, то установка отдельных приложений – недорогой и оправданный в такой ситуации путь. Если же организация хочет добиться максимально эффективной и скоординированной работы всех подразделений, обеспечить непрерывный контроль над качеством бизнес процессов, наладить четкое руководство на всех уровнях, то самый лучший путь – внедрение комплексной автоматизации документооборота. Несмотря на то, что комплексная автоматизация требует достаточно больших первоначальных вложений, эти затраты вскоре окупятся благодаря удешевлению процесса дальнейшего развития и модернизации системы и, главное, увеличению эффективности работы всего предприятия.