Автоматизация бухгалтерского учета – важная составная часть системы информационного обеспечения деятельности всего предприятия.
И хотя бухгалтерский учет – это, по сути, комплекс взаимосвязанных простых и рутинных операций по подготовке отчетных или платежных документов, автоматизация бухгалтерского учета предприятия – совсем непростая задача. Постоянное изменение спецификаций (требований) к этим операциям и документам увеличивает потребность в быстро адаптируемой и настраиваемой в новых условиях программной системе обработки и хранения данных о состояниях предприятия (например, один из параметров этого состояния - количество складских запасов товара).
Автоматизированные системы бухучета помогают автоматизировать подготовку, хранение и модификацию электронных форм первичных и отчетных документов, различные стандартные, реквизитами, бланки (платежки, авансовые отчеты, счета-фактуры, приходно-расходные ордера и др.).
Но есть ошибки ручного ввода данных, несогласованность баз данных и т.п. Чтобы избежать таких проблем, следует все документы и отчеты, документы создавать в одной и той же среде. Поэтому основная методологическая проблема автоматизации предприятия – создание такой среды, единой системы на базе исходных данных и процедур, имитирующих действия бухгалтера при ручном способе учета.
Можно приобрести программы автоматизации различной деятельности: бухгалтерского учета, работы на складе и др. Но велик риск неодинаковости форматов данных в различных программах. Решение проблемы комплексной автоматизации на предприятии таким способом – проблематично.
Следовательно, система комплексной автоматизации предприятия должна обеспечить: полный и корректный ввод данных; параметрическую настраиваемость в соответствии со спецификой деятельности предприятия; надежность и быстродействие; защиту и восстановление информации в базах данных; возможность модернизации и развития системы; соединение бухгалтерской и финансовой систем в реальном времени.
Разрабатывая систему автоматизации управления предприятием, следует выяснить, что информационное содержание баз данных и СУБД, способ, место и форму хранения данных (например, «толстый сервер – тонкий клиент»), производительность, защищенность, надежность системы.
Нет полностью плохих или полностью хороших систем. У каждого свои «плюсы» и свои «минусы».
При автоматизации выбирают систему, исходя из поставленной цели, решаемых задач и доступных ресурсов.